Augmenter votre productivité avec Trello

Après avoir présenté l’outil de messagerie Slack pour une communication unifiée avec les membres de l’équipe projet, je vous propose de découvrir ce que Trello vous apporte en complément de Slack.

Qu’est-ce Trello?

Trello est un outil de gestion des tâches qui permet aux membres d’une équipe projet de créer des tâches, de les affecter et de suivre leurs progressions dans le cycle de vie du projet. Trello est utilisé par plus de 65 000 petites et grandes entreprises dont la NASA, Coca-Cola, BMW, VISA, etc

Les tâches sont visualisées sous forme d’étiquettes placées dans un tableau où j’utilise généralement les colonnes Analyse, A faire, En cours, En attente. Voici un exemple de tableau. Les tâches (étiquettes) se déplacent d’une colonne à une autre via un simple glisser-déposer en ajoutant un commentaire sur la prochaine action à réaliser ainsi que l’échéance.

Pourquoi je ne peux plus me passer de Trello?

Trello fait partie de mon quotidien. C’est le premier outil que j’ouvre en arrivant le matin au travail avant ma boîte mail. Pourquoi ? En voici les principales raisons.

L’aspect visuel

Les tâches sont visualisées dans un tableau et en un coup d’oeil nous pouvons visualiser les surcharges sur les actions en cours ou à venir. Par exemple, il est recommandé de ne pas avoir plus de 3 tâches en cours (on peut en avoir plus selon les complexités des tâches) affectées à un même membre de l’équipe.

La personnalisation

Les colonnes des tableaux sont personnalisables en fonction de nos besoins. Tous les processus métiers ne se gèrent pas avec le même workflow. Les colonnes doivent refléter les étapes de votre processus métier. Dans mon cas, je teste régulièrement des nouvelles fonctionnalité dans mes applications mobiles. J’ai créé dans Trello les colonnes « A tester », « En cours de test », « En attente », « Validé », « Non résolu » pour suivre les phases de test. Tout le monde peut donc utiliser Trello en l’adaptant à son besoin.

La capitalisation de mes idées

Quelque soit l’endroit où je me trouve, chaque idée qui me traverse l’esprit est saisie dans une tâche (colonne Analyse) à partir de l’application mobile ou du desktop. Plus tard, je peux analyse ces tâches « Analyse » qui seront soit déplacées dans la colonne « A faire », soit archivées si l’idée n’est pas retenue avec un rajout de commentaire. L’ajout de commentaires permet de retrouver les raisons de rejet d’une idée.

La traçabilité des actions

La vie d’un projet est souvent mouvementé (heureusement, sinon on s’ennuierait!). Les besoins peuvent être revus au cours du temps. Tracer dans chaque tâche les aléas projet ou les impondérables (les chefs de projets vont se reconnaître) permet de justifier les raisons d’un retard ou d’un surcoût. Sur un projet et une action, ça peut paraitre inutile et assez chronophage, mais quand on gère plusieurs projets dans un processus itératif et incrémental (les fans de la gestion de projets agiles vont se reconnaître), Trello peut vite devenir votre meilleur compagnon de projet.

Comment augmenter son efficacité avec Trello?

Trello – comme tout autre outil – ne permet pas de faire des miracles et de vous transformer du jour au lendemain en un super héro. Evidemment, sinon ca ferait longtemps que je porterai des collants bleus et une cape rouge pour voler au secours des chefs de projet en détresse. Remarquez c’est presque mon quotidien. Voici quelques conseils pour gagner en efficacité avec Trello.

Identifier et nommer les colonnes

Avant tout, il faut identifier les différentes colonnes (le workflow) en fonction de votre métier et de votre domaine d’activité. En d’autres termes, vous n’êtes pas obligé de choisir les colonnes A faire, En cours, En attente. Par exemple, pour un commerçant qui possède une boutique physique, les colonnes pourront être: A commander, En cours d’expédition, A été livré, Retour Client, etc.

Créer les tâches

Une fois le workflow défini, il faut créer les tâches. L’astuce est de découper les tâches complexes en tâches élémentaires dans la mesure du possible. Si nécessaire, on peut utiliser dans une tâche élémentaire une check list afin de vérifier que tous les éléments ont bien été réalisés avant de fermer une tâche.

Suivre les tâches

Le suivi des tâches est la dernière étape qu’il ne faut pas négliger. Dans chaque tâche, nous pouvons ajouter autant de commentaires qu’il le faut. Par exemple, nous allons pouvoir tracer toutes les actions nécessaires pour que chaque membre de l’équipe projet puisse suivre l’avancement de la tâche. Il est recommandé de terminer son commentaire en listant les actions restantes à faire. Ainsi, une personne qui reprend la tâche comprend aisément ce qu’il reste à faire sans lire tout l’historique de la tâche.

Utiliser les étiquettes

Les « étiquettes » permettent de mettre un tag sur les tâches. La première étape est de créer les étiquettes lors de la création de la tâche. L’idée des étiquettes est de pouvoir filtrer les tâches. Par exemple si j’ai une étiquette « cadeau » je vais pourvoir filtrer tous les cadeaux que j’ai prévu d’acheter et ainsi de me rendre compte que ça va me coûter très cher. Mais bon, quand on aime on ne compte pas.

Voici un aperçu de Trello en vidéo pour un rapide tour d’horizon sur les fonctionnalités proposées:

Maintenant il ne vous reste plus qu’à mettre en pratique sur des petits projets pilotes pour prendre progressivement Trello en main. Surtout n’hésitez pas dès le début à utiliser les étiquettes et à affecter les tâches.

Gérer vos projets avec Slack et arrêtez les emails (ou presque).

On me demande souvent quels sont les outils que j’utilise pour gérer mes projets. Je me suis donc dit qu’il était temps d’écrire un billet pour présenter l’outil Slack que j’utilise maintenant quotidiennement.

Si vous aussi, vous vous posez ce genre de question, cet article est pour vous:

« Je ne me retrouve plus parmi mes milliers d’emails, tout est mélangé. »
« J’en ai marre de passer à vie à classer mes emails par projet à la main. »
« Je viens de me mettre à mon compte et j’ai besoin d’un outil pour gérer mes projets et mes échanges avec mes clients en toute confidentialité. »
« Je cherche un outil pour mon client pour qu’il puisse suivre en temps réel l’avancement des différents sujets. »
« Je voudrais un outil simple pour me concentrer sur le développement de mon business. »

Qu’est-ce que Slack ?

Slack propose aux équipes d’une entreprise (ou association) une nouvelle manière de collaborer en groupe. Slack rassemble toutes les discussions et les documents en un seul endroit (oui c’est magique !). Fondé par Steward Butterfield (cofondateur de Flickr), Slack a été lancé en 2014 et compte aujourd’hui plus de 3 millions d’utilisateurs actifs (en 2 ans d’existence seulement).

Slack est un outil en SaaS: vous n’avez donc pas besoin d’avoir votre propre serveur pour héberger cette application. Vous n’avez pas besoin de savoir installer et de paramétrer l’application comme c’est le cas avec d’autres solutions équivalentes en open source.

La mise en place de Slack est gratuite. Vous devez choisir le nom de votre projet (sous condition que le nom ne soit pas déjà pris), comme par exemple https://linstantdigital.slack.com. Ensuite, vous créez différents groupes de discussion (que l’on appelle des channels).  Un groupe de discussion peut être privé ou public. Il ne vous reste plus qu’à inviter les différents membres de votre équipe, ainsi que vos clients.

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Si la NASA s’y met, pourquoi pas vous ?

De grandes organisations très sérieuses comme la NASA utilisent déjà Slack pour gérer leurs projets. Cela leur permet d’envoyer des robots sur mars … Il faut tout de même reconnaître que le talent des membres de l’équipe y est probablement pour quelque chose. Slack ne fera pas tout à votre place mais qui sait, Slack peut aussi vous aider à atteindre la lune.

Je fais partie de l’association Rueil Digital qui organise notamment des ateliers de programmation créative sur Scratch à Rueil-Malmaison (92). Certes, nous n’envoyons pas des robots pour explorer les planètes du système solaire comme la NASA, mais nous tentons de mettre les générations futures en orbite autour de Scratch pour leur donner le goût à la programmation. Slack permet aux adhérents de l’association de communiquer sans utiliser le moindre email.

Mais en quoi c’est révolutionnaire ?

C’est révolutionnaire car tout est à un seul endroit et accessible sur tous vos appareils (téléphone, tablette, pc). Si vous avez déjà perdu 30 minutes pour retrouver un email, vous avez besoin de Slack et de sa fonction recherche. Si on vous a dit « ah tu n’est pas au courant, tu n’as eu l’email? » et que vous ne savez pas pourquoi dans une longue succession d’email, un gentil collègue vous a supprimé et que vous avez raté une partie des emails, Slack est fait pour vous.

L’application Slack pour tablette et mobile est disponible sur iOS et Android, ce qui permet de rester informé ou de répondre aux questions en dehors du bureau (ou lors des réunions où vous vous demandez pourquoi vous avez été convié, ce qui peut toujours arriver).

Le paramétrage des notifications est particulièrement fin pour ne pas inonder le centre de notification, on peut également effectuer un tracking sur certains mots-clés pour être automatiquement notifié.

Si Slack ne vous suffit pas …

Beaucoup d’outils en ligne proposent la création de groupes (public ou privé) de discussion, d’inviter des membres, de partager des documents. La force de Slack est l’intégration de pleins d’autres outils dont vous êtes probablement friand, comme par exemple:

  • un agenda (Google calendar)
  • un outil de visio-conférence avec partage d’écran (Appear, Teamviewer ou Skype)
  • un outil de gestion et suivi des tâches projets (Trello ou Asana)
  • un drive (Google Drive) pour collaborer à plusieurs sur un document en temps réel et un espace commun de stockage

Il est possible d’intégrer de nombreuses applications et de les utiliser dans la même interface que Slack (vu comme ça, je sens que mon fantasme d’utiliser différentes applications dans une interface unifiée va renaître de ses cendres). La liste des applications qui peuvent être intégrées dans Slack se trouve à cette adresse : https://slack.com/apps

Par exemple, vous pouvez intégrer dans Slack toutes ces applications :

  • Twitter: j’ai ajouté plusieurs comptes Twitter (les membres de mon équipe) dans un groupe (channel) que j’ai appelé Twitter, ce qui me permet d’être informé en temps réel des nouveaux Tweets avec leurs contenus.
  • Trello: j’ai créé un groupe (channel) Trello, ce qui me permet créer des tâches, d’être informé des nouvelles tâches créées, l’état d’avancement, les commentaires des membres.
  • Appear: je peux lancer une visio-conférence et inviter d’autres membres afin de partager mon écran pour une mini formation par exemple pendant une discussion avec un membre.
  • Google Drive: je peux partager un document qui est dans mon Google Drive (ou le Google Drive partagé par l’équipe) pendant une discussion avec plusieurs membres.

La fonctionnalité « rappel »

La fonctionnalité « rappel » (remind) est efficace, plus besoin de se créer un événement dans son agenda ou d’utiliser une applications tiers de gestion des rappels. Voici l’aide en ligne pour créer un rappel: https://get.slack.help/hc/en-us/articles/208423427-Set-a-reminder

Par exemple, pour être notifié de rappeler un client le 23 septembre à 11h00, rien de plus simple, la commande est la suivante:

/remind me call back John DOE on september 23th at 11am

Pour en savoir plus sur Slack

Voici une vidéo officielle qui présente Slack et ses fonctionnalités:

Si vous aussi vous souhaitez la mort de l’email, ou du moins une bonne partie, n’hésitez pas à partager cet article en utilisant les boutons juste en dessous (mais du coup éviter d’utiliser le partage par mail, ce serait un peu ironique).

Vous avez besoin d’Evernote, mais vous ne le savez pas encore

Lorsque l’on m’a présenté Evernote il y a 2 ans au début de mon master en marketing digital, je n’ai pas tout de suite vu l’intérêt de cet outil. Au début, cela ressemble à un simple outil de traitement de texte, comme Word en moins bien.

On m’explique que les notes sont stockées sur le cloud et pas sur mon ordinateur. Très bien, mais qu’est-ce que cela change ? Au final, cela change beaucoup de choses.

Niveau 1 – Quand et où vous voulez.

Evernote c’est un peu comme l’iPhone. On ne savait pas qu’on en avait besoin avant de l’avoir essayer. Evernote est un outil qui permet de prendre des notes, et de les ranger dans des dossiers et des sous-dossiers. Ça paraît simple et ça l’est. Ce qui absolument génial avec Evernote, c’est que vos notes sont accessibles partout et tout le temps.

Vous prenez vos notes sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone. L’ensemble du contenu saisi est synchronisé: vous pouvez prendre une note sur votre ordinateur et la lire dans votre bus sur votre téléphone. Vous accédez à vos notes sur l’ensemble de ces appareils, sous réserve d’avoir du wifi pour la version gratuite. L’accès en mode hors connexion fait partie de la version premium.

On prend vite goût à cette flexibilité. Mais ce n’est que le début: Evernote va plus loin que cela.

Niveau 2 – Capturez le contenu.

Il existe une extension Chrome particulièrement intéressante qui rend Evernote encore plus utile: Evernote Web Clipper. Cette extension vous permet de garder le contenu d’une page web simplement en cliquant sur l’icône en forme de tête d’éléphant qui s’affiche sur votre navigateur Chrome.

De prime abord, cela ressemble fortement à la fonction favoris de votre navigateur. Mais lorsque vous mettez une page web en favoris, seule l’URL de la page est enregistrée, pas le contenu. Avec Evernote, le contenu est sauvegardé. Vous pouvez sauvegarder l’ensemble de la page web, une partie ou seulement le texte. Et cela vous permet de faire une chose impossible avec les favoris: vous pouvez annoter ou modifier le contenu que vous avez sauvegardé.

Si vous trouvez un article intéressant sur le web, vous pouvez le sauvegarder et l’annoter. Par exemple, j’utilise cette fonction pour sauvegarder les recettes de cuisine que je trouve sur le web. Je ne suis pas encore devenue la reine de la cuisine, donc j’ai besoin de me souvenir les recettes que j’ai testé et réussi.

  • Je cherche mes recettes sur mon mac ou mon iPad.
  • Je les sauvegarde avec l’extension Web Clipper.
  • Je prends mon iPad ou mon iPhone dans ma cuisine, pour réaliser la recette.
  • Et je note si j’ai apporté des modifications à la recette, pour m’en souvenir la prochaine fois.

Lorsqu’un ami me demande la recette du gâteau au chocolat que je réussis si bien, je ne réponds pas que je lui enverrai, sachant que bien évidemment je vais oublier. Je prends mon téléphone, j’ouvre la note et j’envoie le contenu de la note par email.

Niveau 3 – Cherchez et trouvez.

La fonction recherche sur Evernote est une fonction particulièrement utile. Si vous pensez encore que prendre des notes sur Word est plus pratique, cette fonction vous fera peut-être changer d’avis. Vous pouvez ainsi rechercher le contenu de votre document beaucoup plus facilement.

J’ai par exemple utilisé Evernote pour la prise de notes pendant mes cours de master en marketing digital. J’ai parfois besoin de m’y référer pour retrouver le nom d’un intervenant, d’un outil, d’une information, d’une astuce. Je n’ai pas besoin de chercher sur les pages d’un gros cahier, ou de chercher parmi mes 45 fichiers Word. Il suffit que je tape le nom de l’intervenant, du nom de l’outil, bref de ce dont je me souviens pour trouver la note correspondante.

Et vous pouvez également rechercher parmi le contenu des articles que vous avez sauvegardés. Ce qui n’est pas possible quand vous sauvegardez votre article en favori.

Niveau 4 – Partagez.

Evernote n’est pas l’outil révolutionnaire pour éviter d’envoyer des e-mails (ça, c’est Slack), mais la fonction partage peut s’avérer utile. Je m’en sers parfois pour donner accès à mon contenu (sans droits de modifications, c’est une autorisation de lecture). Pour cela, un lien est envoyé à la personne avec qui vous souhaitez partager votre contenu. Cette personne n’a pas besoin d’avoir un compte Evernote.

Essayez.

Evernote est un outil dont je me sers quotidiennement tant pour ma vie privée que ma vie professionnelle. Je suis d’ailleurs en train d’écrire cet article sur Evernote.

Dans ma vie privée, j’utilise Evernote pour sauvegarder des idées de voyages, des futurs lieux de visites, des idées de cadeaux, et pour prendre des notes pendant les réunions de parents d’élèves. Dans ma vie professionnelle, je m’en sers pour prendre des notes pendant  mes cours à l’université, les réunions, les conférences des salons professionnels, les entretiens d’embauche, ou encore pour des prises de briefs clients.

J’ai enfin pu dire adieu à ma collection de cahiers griffonnés dans lesquels il était de toute façon impossible de retrouver ses notes. J’en conviens, Evernote a tout de même un léger inconvénient pour les prises de notes en réunion: il devient difficile de noircir la feuille de petits dessins et autres gribouillages plus ou moins artistiques.