Gérer vos projets avec Slack et arrêtez les emails (ou presque).

On me demande souvent quels sont les outils que j’utilise pour gérer mes projets. Je me suis donc dit qu’il était temps d’écrire un billet pour présenter l’outil Slack que j’utilise maintenant quotidiennement.

Si vous aussi, vous vous posez ce genre de question, cet article est pour vous:

« Je ne me retrouve plus parmi mes milliers d’emails, tout est mélangé. »
« J’en ai marre de passer à vie à classer mes emails par projet à la main. »
« Je viens de me mettre à mon compte et j’ai besoin d’un outil pour gérer mes projets et mes échanges avec mes clients en toute confidentialité. »
« Je cherche un outil pour mon client pour qu’il puisse suivre en temps réel l’avancement des différents sujets. »
« Je voudrais un outil simple pour me concentrer sur le développement de mon business. »

Qu’est-ce que Slack ?

Slack propose aux équipes d’une entreprise (ou association) une nouvelle manière de collaborer en groupe. Slack rassemble toutes les discussions et les documents en un seul endroit (oui c’est magique !). Fondé par Steward Butterfield (cofondateur de Flickr), Slack a été lancé en 2014 et compte aujourd’hui plus de 3 millions d’utilisateurs actifs (en 2 ans d’existence seulement).

Slack est un outil en SaaS: vous n’avez donc pas besoin d’avoir votre propre serveur pour héberger cette application. Vous n’avez pas besoin de savoir installer et de paramétrer l’application comme c’est le cas avec d’autres solutions équivalentes en open source.

La mise en place de Slack est gratuite. Vous devez choisir le nom de votre projet (sous condition que le nom ne soit pas déjà pris), comme par exemple https://linstantdigital.slack.com. Ensuite, vous créez différents groupes de discussion (que l’on appelle des channels).  Un groupe de discussion peut être privé ou public. Il ne vous reste plus qu’à inviter les différents membres de votre équipe, ainsi que vos clients.

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Si la NASA s’y met, pourquoi pas vous ?

De grandes organisations très sérieuses comme la NASA utilisent déjà Slack pour gérer leurs projets. Cela leur permet d’envoyer des robots sur mars … Il faut tout de même reconnaître que le talent des membres de l’équipe y est probablement pour quelque chose. Slack ne fera pas tout à votre place mais qui sait, Slack peut aussi vous aider à atteindre la lune.

Je fais partie de l’association Rueil Digital qui organise notamment des ateliers de programmation créative sur Scratch à Rueil-Malmaison (92). Certes, nous n’envoyons pas des robots pour explorer les planètes du système solaire comme la NASA, mais nous tentons de mettre les générations futures en orbite autour de Scratch pour leur donner le goût à la programmation. Slack permet aux adhérents de l’association de communiquer sans utiliser le moindre email.

Mais en quoi c’est révolutionnaire ?

C’est révolutionnaire car tout est à un seul endroit et accessible sur tous vos appareils (téléphone, tablette, pc). Si vous avez déjà perdu 30 minutes pour retrouver un email, vous avez besoin de Slack et de sa fonction recherche. Si on vous a dit « ah tu n’est pas au courant, tu n’as eu l’email? » et que vous ne savez pas pourquoi dans une longue succession d’email, un gentil collègue vous a supprimé et que vous avez raté une partie des emails, Slack est fait pour vous.

L’application Slack pour tablette et mobile est disponible sur iOS et Android, ce qui permet de rester informé ou de répondre aux questions en dehors du bureau (ou lors des réunions où vous vous demandez pourquoi vous avez été convié, ce qui peut toujours arriver).

Le paramétrage des notifications est particulièrement fin pour ne pas inonder le centre de notification, on peut également effectuer un tracking sur certains mots-clés pour être automatiquement notifié.

Si Slack ne vous suffit pas …

Beaucoup d’outils en ligne proposent la création de groupes (public ou privé) de discussion, d’inviter des membres, de partager des documents. La force de Slack est l’intégration de pleins d’autres outils dont vous êtes probablement friand, comme par exemple:

  • un agenda (Google calendar)
  • un outil de visio-conférence avec partage d’écran (Appear, Teamviewer ou Skype)
  • un outil de gestion et suivi des tâches projets (Trello ou Asana)
  • un drive (Google Drive) pour collaborer à plusieurs sur un document en temps réel et un espace commun de stockage

Il est possible d’intégrer de nombreuses applications et de les utiliser dans la même interface que Slack (vu comme ça, je sens que mon fantasme d’utiliser différentes applications dans une interface unifiée va renaître de ses cendres). La liste des applications qui peuvent être intégrées dans Slack se trouve à cette adresse : https://slack.com/apps

Par exemple, vous pouvez intégrer dans Slack toutes ces applications :

  • Twitter: j’ai ajouté plusieurs comptes Twitter (les membres de mon équipe) dans un groupe (channel) que j’ai appelé Twitter, ce qui me permet d’être informé en temps réel des nouveaux Tweets avec leurs contenus.
  • Trello: j’ai créé un groupe (channel) Trello, ce qui me permet créer des tâches, d’être informé des nouvelles tâches créées, l’état d’avancement, les commentaires des membres.
  • Appear: je peux lancer une visio-conférence et inviter d’autres membres afin de partager mon écran pour une mini formation par exemple pendant une discussion avec un membre.
  • Google Drive: je peux partager un document qui est dans mon Google Drive (ou le Google Drive partagé par l’équipe) pendant une discussion avec plusieurs membres.

La fonctionnalité « rappel »

La fonctionnalité « rappel » (remind) est efficace, plus besoin de se créer un événement dans son agenda ou d’utiliser une applications tiers de gestion des rappels. Voici l’aide en ligne pour créer un rappel: https://get.slack.help/hc/en-us/articles/208423427-Set-a-reminder

Par exemple, pour être notifié de rappeler un client le 23 septembre à 11h00, rien de plus simple, la commande est la suivante:

/remind me call back John DOE on september 23th at 11am

Pour en savoir plus sur Slack

Voici une vidéo officielle qui présente Slack et ses fonctionnalités:

Si vous aussi vous souhaitez la mort de l’email, ou du moins une bonne partie, n’hésitez pas à partager cet article en utilisant les boutons juste en dessous (mais du coup éviter d’utiliser le partage par mail, ce serait un peu ironique).

1 réponse
  1. Karim dit :

    J’avais déjà entendu parler de Slack auparavant, mais je n’y avais pas vraiment prêté attention, utilisant Basecamp pour la gestion de mes projets et tracer les échanges de mon équipe. Mais ce retour d’expérience est hyper intéressant et je ne savais pas qu’il était possible d’intégrer des applications tierces à Slack. Notamment Appear et Trello, ce qui est plutôt une bonne nouvelle. Je pense que je vais faire un essai.

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