Augmenter votre productivité avec Trello

Trello

Après avoir présenté l’outil de messagerie Slack pour une communication unifiée avec les membres de l’équipe projet, je vous propose de découvrir ce que Trello vous apporte en complément de Slack.

Qu’est-ce Trello?

Trello est un outil de gestion des tâches qui permet aux membres d’une équipe projet de créer des tâches, de les affecter et de suivre leurs progressions dans le cycle de vie du projet. Trello est utilisé par plus de 65 000 petites et grandes entreprises dont la NASA, Coca-Cola, BMW, VISA, etc

Les tâches sont visualisées sous forme d’étiquettes placées dans un tableau où j’utilise généralement les colonnes Analyse, A faire, En cours, En attente. Voici un exemple de tableau. Les tâches (étiquettes) se déplacent d’une colonne à une autre via un simple glisser-déposer en ajoutant un commentaire sur la prochaine action à réaliser ainsi que l’échéance.

Pourquoi je ne peux plus me passer de Trello?

Trello fait partie de mon quotidien. C’est le premier outil que j’ouvre en arrivant le matin au travail avant ma boîte mail. Pourquoi ? En voici les principales raisons.

L’aspect visuel

Les tâches sont visualisées dans un tableau et en un coup d’oeil nous pouvons visualiser les surcharges sur les actions en cours ou à venir. Par exemple, il est recommandé de ne pas avoir plus de 3 tâches en cours (on peut en avoir plus selon les complexités des tâches) affectées à un même membre de l’équipe.

La personnalisation

Les colonnes des tableaux sont personnalisables en fonction de nos besoins. Tous les processus métiers ne se gèrent pas avec le même workflow. Les colonnes doivent refléter les étapes de votre processus métier. Dans mon cas, je teste régulièrement des nouvelles fonctionnalité dans mes applications mobiles. J’ai créé dans Trello les colonnes « A tester », « En cours de test », « En attente », « Validé », « Non résolu » pour suivre les phases de test. Tout le monde peut donc utiliser Trello en l’adaptant à son besoin.

La capitalisation de mes idées

Quelque soit l’endroit où je me trouve, chaque idée qui me traverse l’esprit est saisie dans une tâche (colonne Analyse) à partir de l’application mobile ou du desktop. Plus tard, je peux analyse ces tâches « Analyse » qui seront soit déplacées dans la colonne « A faire », soit archivées si l’idée n’est pas retenue avec un rajout de commentaire. L’ajout de commentaires permet de retrouver les raisons de rejet d’une idée.

La traçabilité des actions

La vie d’un projet est souvent mouvementé (heureusement, sinon on s’ennuierait!). Les besoins peuvent être revus au cours du temps. Tracer dans chaque tâche les aléas projet ou les impondérables (les chefs de projets vont se reconnaître) permet de justifier les raisons d’un retard ou d’un surcoût. Sur un projet et une action, ça peut paraitre inutile et assez chronophage, mais quand on gère plusieurs projets dans un processus itératif et incrémental (les fans de la gestion de projets agiles vont se reconnaître), Trello peut vite devenir votre meilleur compagnon de projet.

Comment augmenter son efficacité avec Trello?

Trello – comme tout autre outil – ne permet pas de faire des miracles et de vous transformer du jour au lendemain en un super héro. Evidemment, sinon ca ferait longtemps que je porterai des collants bleus et une cape rouge pour voler au secours des chefs de projet en détresse. Remarquez c’est presque mon quotidien. Voici quelques conseils pour gagner en efficacité avec Trello.

Identifier et nommer les colonnes

Avant tout, il faut identifier les différentes colonnes (le workflow) en fonction de votre métier et de votre domaine d’activité. En d’autres termes, vous n’êtes pas obligé de choisir les colonnes A faire, En cours, En attente. Par exemple, pour un commerçant qui possède une boutique physique, les colonnes pourront être: A commander, En cours d’expédition, A été livré, Retour Client, etc.

Créer les tâches

Une fois le workflow défini, il faut créer les tâches. L’astuce est de découper les tâches complexes en tâches élémentaires dans la mesure du possible. Si nécessaire, on peut utiliser dans une tâche élémentaire une check list afin de vérifier que tous les éléments ont bien été réalisés avant de fermer une tâche.

Suivre les tâches

Le suivi des tâches est la dernière étape qu’il ne faut pas négliger. Dans chaque tâche, nous pouvons ajouter autant de commentaires qu’il le faut. Par exemple, nous allons pouvoir tracer toutes les actions nécessaires pour que chaque membre de l’équipe projet puisse suivre l’avancement de la tâche. Il est recommandé de terminer son commentaire en listant les actions restantes à faire. Ainsi, une personne qui reprend la tâche comprend aisément ce qu’il reste à faire sans lire tout l’historique de la tâche.

Utiliser les étiquettes

Les « étiquettes » permettent de mettre un tag sur les tâches. La première étape est de créer les étiquettes lors de la création de la tâche. L’idée des étiquettes est de pouvoir filtrer les tâches. Par exemple si j’ai une étiquette « cadeau » je vais pourvoir filtrer tous les cadeaux que j’ai prévu d’acheter et ainsi de me rendre compte que ça va me coûter très cher. Mais bon, quand on aime on ne compte pas.

Voici un aperçu de Trello en vidéo pour un rapide tour d’horizon sur les fonctionnalités proposées:

Maintenant il ne vous reste plus qu’à mettre en pratique sur des petits projets pilotes pour prendre progressivement Trello en main. Surtout n’hésitez pas dès le début à utiliser les étiquettes et à affecter les tâches.

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